В організації щодня приймаються рішення, які стосуються роботи співробітників та управління бізнесом. Один із інструментів, що сприяють послідовності та контролю організаційних змін, є журнал обліку наказів. Це документ, який фіксує інформацію про прийняті та випущені накази, а також про дії, вжиті в результаті винесених рішень.
Облік наказів є невід'ємною частиною ефективного управління організації. Журнал наказів дозволяє відстежувати всі важливі події, пов'язані зі змінами, що відбулися в рамках діяльності компанії. У ньому записуються деталі кожного наказу, включаючи дату, номер, зміст та відповідальних осіб. Це допомагає зберігати документацію, а також надавати її за необхідності, наприклад, під час аудиту або перевірки роботи організації.
Облік наказів дозволяє як зберегти і систематизувати інформацію, а й забезпечує прозорість і звітність у роботі організації. Завдяки журналу наказів можна відстежувати виконання поставлених завдань та контролювати термін виконання, що сприяє підвищенню ефективності роботи всієї команди. Крім того, наявність журналу обліку наказів є необхідною умовою для роботи з віддаленими співробітниками, оскільки дозволяє тримати всіх учасників процесу у курсі поточних подій.
| № | Питання | Відповідь |
|---|---|---|
| 1 | Чи потрібно вести журнал обліку наказів? | Так, потрібно вести журнал обліку наказів в організації. |
| 2 | Які дані слід включати до журналу обліку наказів? | До журналу обліку наказів слід включати такі дані: номер наказу, дату видачі, найменування наказу, короткий зміст наказу, ім'я та посаду особи, яка видала наказ, ім'я та посаду особи, якій наказ був адресований, дату виконання наказу. |
| 3 | Які переваги у ведення журналу обліку наказів? | Ведення журналу обліку наказів дозволяє дотримуватись документаційної дисципліни, відстежувати виконання наказів, забезпечувати інформаційну прозорість, створювати доказову базу при виникненні суперечок чи конфліктів. |
| 4 | Який формат слід використовувати для журналу обліку наказів? | Формат журналу обліку наказів може бути різним, залежно від організації. Найчастіше використовується електронний формат чи друкована форма, що надається органами структурі державної влади чи спеціалізованими організаціями. |
| 5 | Як часто потрібно заповнювати журнал обліку наказів? | Журнал обліку наказів слід заповнювати протягом робочого дня, яку було видано наказ. Заповнення має відбуватися негайно та бути точним. |
Якщо компанія має найманих працівників, слід вести Книгу обліку наказів з персоналу (Зверніть увагу, більшість кадрових наказів видаються з урахуванням заяв співробітників). А Книга обліку руху трудових книжок та вкладок до них служить для внесення інформації про трудові книжки особового складу.
Чи потрібно вести журнал реєстрації наказів щодо основної діяльності?
Відповідь: За відсутність журналу реєстрації наказів за кадровим складом (за основною діяльністю, за особовим складом, на відпустку) відповідальності немає. Обов'язок роботодавця вести такі журнали не встановлено ні Трудовим кодексом РФ, ні будь-яким іншим нормативним правовим актом.
Чи потрібно щороку заводити новий журнал реєстрації наказів?
Щороку новий журнал заводити не потрібно. Можна продовжувати реєстрацію в тому ж журналі, поки він не закінчиться.
Як ведеться журнал реєстрації наказів?
Журнал обліку наказів за особовим складом повинен бути прошнурований, пронумерований та скріплений підписом керівника та печаткою організації. Працівник кадрової служби журнал обліку наказів за особовим складом, має заповнювати графи відповідно до текстів наказів за особовим складом.